Ceci afin que le DGSC évalue le caractère éligible du leur projet, leur transmettent toutes les informations actualisées relatives aux Subventions et les conseille dans les différentes étapes de la constitution du dossier : présentation du descriptif du projet rotarien, présentation des devis ou factures pro forma, puis demande de subvention sur formulaire papier pour les Subventions de district ou en ligne pour les Subventions Mondiales.

Les Clubs doivent prendre en compte qu’il faut souvent plusieurs semaines d’échanges pour franchir ces différentes étapes et aboutir à une demande de Subvention conforme.

La Fondation ne soutient pas les projets en cours d’exécution. En conséquence aucun projet assorti d’une demande de subvention ne peut démarrer avant que le Club se voit notifier que son projet est lauréat.

Les Demandes de Subventions de District peuvent être émises par les Clubs à partir du SFPE et doivent être reçues par le DGSC avant le 31 octobre de chaque année. Les notifications d’approbation émises par le District ont lieu début janvier de l’année suivante.

Les Demandes de Subventions mondiales peuvent être formulées tout au long de l’année. Les notifications émises par la Fondation ont lieu dans les 2 mois environ qui suivent la demande.