L'un des principes fondamentaux de l'administration du R.I. est l'autonomie importante dont jouit chaque club. Parmi les règles administratives essentielles, il est important de savoir que chaque Rotary-Club décide lui-même de la nature des questions étudiées par ses membres et des actions à entreprendre. Ces questions consistent à encourager et à cultiver l'idéal de servir, que ce soit au niveau local ou international.

Comme son nom l'indique, le R.I. est avant tout une organisation à caractère international : ses dirigeants sont au service du mouvement à l'échelle mondiale et non d'une quelconque section nationale.

Le Rotary est une organisation importante qui dispose d'un personnel administratif de plus de 550 personnes réparties entre le Bureau Central (situé à Evanston, dans la banlieue Nord de Chicago) et une dizaine de bureaux régionaux situés dans les différentes parties du monde. Celui qui est au service de l'Europe, de l'Afrique et du Moyen-Orient est situé à Zurich.

Le Secrétaire Général est le chef de l'administration du R.I., sous la surveillance du président et le contrôle du Conseil Central. Il rend compte directement de sa gestion au Conseil Central et lui présente un rapport annuel qui sera soumis lors de la Convention.

Le Rotary International tire ses revenus principalement des taxes per capita que lui versent les clubs, des droits d'inscriptions aux Conventions et aux conférences régionales, des droits d'admissions des nouveaux clubs, de la vente de publications, des abonnements et de la publicité de la revue officielle The Rotarian.

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A tous les niveaux, du simple club au plan mondial, des commissions sont crées afin d'agir en faveur de la communauté dans les cadre des voies du service rotarien :

Cependant, les autres aspects essentiels du Rotary sont examinés régulièrement par des commissions de Rotariens, aux différents niveaux également. Au plan mondial, ces commissions sont créées par le Président du R.I. et portent fréquemment l'appellation de Task forces (groupes spécialisés). Ces commissions apparaissent chargées de questions diverses : Fondation Rotary, expansion, activité en faveur de l'alphabétisation.

Tous les clubs du monde sont encouragés à créer des commissions formées par ses membres ; il demeure fortement recommandé que les Rotariens changent périodiquement de commission afin de stimuler un certain dynamisme.

Les membres des commissions débattent sur différentes questions qui peuvent déboucher sur des actions concrètes (aide à des handicapés, réception de boursiers étrangers, don de matériel pour une région du Tiers Monde.). Ces commissions existent également au niveau des districts et ont à leurs têtes des présidents élus par les clubs ou nommés par les gouverneurs. Ces présidents de commission de district assistent les gouverneurs et, chacun dans leur domaine, les aident à mieux diffuser les idéaux du Rotary.

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Comme tout association qui se respecte, le Rotary se réunit chaque année en congrès ; la Convention Internationale du Rotary a pour objectif de stimuler et informer à l'échelon mondial tous les Rotariens et notamment les futurs dirigeants des clubs.

Le Secrétaire Général expose son rapport annuel sur l'état du Rotary, le Trésorier du R.I. rend compte du bilan financier de l'année rotarienne écoulée. Les principaux dirigeants du Rotary sont officiellement élus lors de la Convention.

Le Rotary comptant 1,2 million de membres répartis sur les 5 continents, la Convention Internationale prend des allures gigantesques. Elle a lieu chaque fois dans un pays différent et les dirigeants du R.I. s'efforcent d'assurer une rotation harmonieuse entre les différentes régions du monde.

Une Convention constitue un formidable brassage de Rotariens, d'épouses, parfois accompagnées d'enfants ; il s'agit d'une rencontre haute en couleur et fort pittoresque.
On ne peut apprécier l'internationalité du Rotary tant qu'on a pas participé à une Convention. La France a déjà accueilli 4 Conventions : Nice en 1937, 1967 et 1995 et Paris en 1953.

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C'est le véritable Parlement du Rotary, qui a le pouvoir d'en modifier les statuts et le règlement intérieur. Il se réunit tous les trois ans, pendant trois ou quatre jours. Chaque district dispose d'une voix en envoyant un délégué et peut soumettre auparavant au Conseil Central (ainsi que tout club), des projets d'amendements et de résolutions.

A la suite de chaque réunion du Conseil de Législation, est publiée une nouvelle édition du Manuel de Procédure, amendée suivant les décisions prises.

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L'Assemblée Internationale a lieu chaque année aux Etats Unis. Plus communément appelé " Ecole des Gouverneurs ", elle a pour but de rassembler les futurs gouverneurs du monde entier ainsi que d'autres éminents dirigeants du Rotary International. Il s'agit en effet de préparer ces responsables aux importantes tâches administratives qui les attendent, de leur permettre de se rencontrer et de planifier les programmes des activités du Rotary pour l'année qui arrive.

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Chaque district rotarien tient annuellement une Conférence où les Rotariens travaillent sur les thèmes d'actualité. Il tient également une Assemblée qui est surtout destinée aux dirigeants des clubs entrant en fonction afin de leur permettre de prendre contact avec le nouveau gouverneur et d'harmoniser leurs actions sur le plan du district.